Presentación
Antecedentes Generales:
• La Institución
El Archivo Nacional de Chile es una institución del Estado, dependiente de la Dirección de Bibliotecas Archivos y Museos (Dibam), la que a su vez depende del Ministerio de Educación. Es una organización creada con la finalidad de reunir y conservar con seguridad, en un solo establecimiento, toda la documentación administrativa, política, judicial y militar del país, y todos los documentos y manuscritos relativos a la historia nacional, de manera que se garantice su conservación, ordenación y aprovechamiento para la historia constituyéndose así en el mayor y más extenso repositorio documental del país.
El Archivo Nacional está formado por cuatro archivos, el Archivo Nacional Histórico, el Archivo Nacional de la Administración, el Archivo Regional de la Araucanía y el Archivo de Tarapacá. En conjunto, estos cuatro archivos conservan más de 90 millones de documentos tantos chilenos como extranjeros que cubren la historia de nuestro país desde 1541 hasta la actualidad. Para la atención técnica de estos archivos, se cuenta con una serie de departamentos especializados que atienden las diversas demandas de los depósitos y usuarios; entre ellos se encuentran el Servicio Nacional de Conservación y Restauración, el Centro Nacional de Descripción y Clasificación y la Unidad de Gestión de Proyectos Tecnológicos.
La colección de documentos que propone intervenir este proyecto, se encuentra custodiado en el Archivo Nacional Histórico, ubicado en el centro histórico de la ciudad de Santiago. Este Archivo, conserva fundamentalmente la documentación producida por la administración colonial del Reino de Chile, por el Gobierno del Chile republicano entre 1817 y 1900 y una gran cantidad de documentación ingresada al Archivo Nacional mediante donaciones o adquisiciones por parte del Estado de Chile. Tal es el caso del fondo “Jesuitas de América” que toca a este proyecto, adquirido por el Gobierno de Chile en Madrid el año 1877.
• Formulación del Proyecto
La alta calificación patrimonial de este fondo y su demanda a nivel nacional e iberoamericano motiva a aspirar, por una parte, a otorgarle unas condiciones de preservación de excelencia y, por otra, a ponerlo al servicio de la comunidad nacional e internacional , aprovechando las ventajas que ofrece hoy en día el uso de tecnologías modernas de información y comunicaciones, herramientas que el Archivo Nacional de Chile viene usando, para la publicación a través de Internet, de su patrimonio documental, desde hace más de una década.
El proyecto consiste en preservar y dar acceso, a través del sitio web institucional, a 433 volúmenes correspondientes a la colección del fondo “Jesuitas de América”, digitalizando unos 7.000 documentos (aproximadamente 128.000 imágenes), y asociando cada documento o expediente digital a una ficha descriptiva completa de acuerdo a las normas archivísticas internacionales propiciadas por el Consejo Internacional de Archivos y por la Subdirección de Archivos Estatales de España. De esta manera aseguramos la preservación de la documentación, pues una vez digitalizada el movimiento de los volúmenes será prácticamente nulo y, a la vez, garantizamos un mayor acceso, difusión y conocimiento de esta información, por cuanto las consultas podrán ser remotas y de amplia cobertura geográfica, lo que generará nuevos usuarios y beneficiará a los actuales investigadores de este fondo documental.
Se contempla además la conservación preventiva y restauración de estos 433 volúmenes.
A partir del año 2011, el Archivo Nacional de Chile ha venido desarrollando una experiencia exitosa y pionera en América Latina, formando catálogos automatizados que integran la imagen digital de documentos -mayoritariamente inscripciones de propiedades y expedientes judiciales-, con la descripción de su contenido de acuerdo a estándares archivísticos internacionales, lo que nos permiten garantizar los resultados esperados con la ejecución de este proyecto.
Para la descripción de la documentación, se tomarán como base algunos instrumentos de acceso elaborados con anterioridad por distintos autores:
De manera que existen cinco catálogos impresos, los que es necesario revisar, analizar sudescripción, normalizar los puntos de acceso e ingresar la información a una base de datos, a partir del documento original, de acuerdo a los estándares y al formato definido por el Archivo Nacional de Chile. La información consignada en estos catálogos no contiene la descripción de todos los documentos que incluye el Fondo.
• Propuesta de Conservación y Restauración
De acuerdo a las metodologías de la disciplina de la Conservación Restauración, se han elaborado procedimientos de diagnóstico, registro de información y tratamientos.
Los pasos a seguir serán los siguientes:
1. Realización de ficha clínica a cada volumen
2. Limpieza de los volúmenes
3. Aplicación de tratamientos de conservación, restauración y encuadernación, según cada caso
4. Acondicionamiento en estuches de conservación de todos los volúmenes
El detalle de los tratamientos de restauración se muestra en la siguiente tabla:
